Non-nativeでも大丈夫!自分の英文メールを読んでもらうための5つのルール

USで働くということは、当然英文メールのやりとりに問題があっては仕事にならない。日本にいてたまにUSに問い合わせという状況で送信するメールと、USの中にあって、USの関係各所に働きかけなければいけないメールでは、明らかにそのスタンスに違いがあることに最初とまどった。日本からの問い合わせ、という文脈であれば今自分が日本でこういう案件をもっていて、ディールをクローズするためにも助けて欲しい、というトーンで書けばたいてい助けてくれる。

しかしUSの中にあって、「今度こういうプロジェクトを動かすためにはXYZしないといけない(してもらわないといけない)」という内容でメールを書くとなると、生半可なお願いモードでは確実に”Delete”処理となる。そもそも読んでもらえないと思ったほうが良い。相手が上層部および社外の人となるとなおさらだ。メンバーがグローバルに散らばるプロジェクトを担当するようになって、一向に進まない場面に出くわしたとき、何がいけなかったのか勉強したり相手に直接聞いたりしていって、いくつかわかったことがあった。そこに5つのポイントがあると思うのでここに書いてみる。頭文字をとって”CLEAR”のルールとでもいえるかな。

C: Connect

そのメールが相手の仕事のどこと”Connect”するのか、きちんと明記すること。

L: List next step

そのメールを読んだあとにして欲しいことをリストアップ。

E: Expectations

相手にしてほしいこと、出してほしいOutputの期待値はどこにあるのか、明記する。

A: Ability

そのタスクをやってもらうときにもし疑問や困難を感じるようであれば、必要な情報・人・ツールとして、どこを当たればいいかを書く。(当然自分のところに質問して、というのもある)

R: Return

そのタスクの結果の全体に及ぼす影響、もしくはやってもらった本人にとってどんな意味があるのか。「その仕事をおれがやって何になんのさ?」という意味合いで、こちらではよく”What’s in it for me?”という言い方をする。それに対する答えを書く。

ちなみにこのCLEARは順番に書く必要ないです。流れに応じて順番を変えても大丈夫。要はこの5つのポイントがギュッと詰まっているか、が大事。5つもポイントがあるからといって、だらだら書いてはいけない!

日本でももちろん通用する話だと思うが、若干クドいかもしれない。しかし、USもしくは多国間でとなると、この5つがそろってないと相手は読んでくれない。メンバー間である程度意識が共有されていれば5つのうちの3つだけ、ということでも大丈夫だと思うが、欧米系の*Low Contextの国(「空気を読め」は通用しない、基本何でもダイレクトに)では、そういう思い込みがコミュニケーションのずれを生むので要注意。


*これに対して日本をはじめとするアジア圏は、そのコミュニケーションスタイルとして”High Context”と呼ばれる。このLow, Highはコミュニケーションする人々の間で共有される価値観の度合いの高低を示している。USのように移民が多い国は、日本人同士と比べて価値観の違いが大きいので、何かを説明するとなるとかなり細かく話さないといけない。これは良し悪しの問題ではなくて、そういうスタイルがあるというのを知った上で自分を適応させないといけないということ。

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